Termini e Condizioni di partecipazione

1.    Premesse

Cosmoprof/Cosmopack Awards, di seguito l’“Award”, è una competizione organizzata da BolognaFiere Cosmoprof  S.p.A., con sede legale in Bologna, via Maserati 16, P.iva 04717230967, di seguito “BFC”. L’Award è finalizzato a premiare le aziende espositrici alla manifestazione “Cosmoprof Worldwide Bologna” che hanno fatto domanda di partecipazione all’Award e che si sono distinti nel settore della bellezza per i loro prodotti e/o per le loro materie prime, di seguito i “Partecipanti”. 
L’Award si svolge a partire dal quarto mese anteriore alla relativa manifestazione organizzata da BFC e dura fino alla cerimonia di premiazione, che si tiene durante Cosmoprof Worldwide Bologna, di seguito la “Manifestazione”. I Partecipanti possono inviare la domanda di partecipazione all’Award e presentare i loro prodotti sulla seguente piattaforma online messa a disposizione da BFC: ___________www.cosmoprofawards.com_________ di seguito la “Piattaforma”.   
BFC, con la collaborazione di Beautystreams INC, nomina i giurati incaricati di esaminare e votare i Partecipanti e i loro prodotti, di seguito i “Giurati”, scegliendoli tra rinomati giornalisti, imprenditori ed esperti del settore della bellezza.
Compilando a domanda di partecipazione all’Award i Partecipanti accettano i presenti termini e condizioni di partecipazione, di seguito i “TeC”.

2.    Modalità e requisiti di partecipazione all’Award

2.1    Per poter prendere parte all’Award, i Partecipanti sono tenuti a compilare la domanda di partecipazione all’Award sulla Piattaforma. Si prega di inviare una domanda per Cosmoprof Awards e/o una domanda per Cosmopack Awards. Le candidature dei prodotti devono riguardare al massimo 2 (due) prodotti per categoria, fino ad un massimo di 34 (trentaquattro) prodotti in totale; i prodotti devono costituire un nuovo lancio con cio intendendosi prodotti lanciati nel periodo tra aprile 2023 e marzo 2024. 
2.2    Le domande di partecipazione possono essere presentate a decorrere dal 23 novembre 2023 e devono essere inviate entro e non oltre le ore 18:00 CET (Ora Italiana) del 12 febbraio 2024.
2.3    Il form deve essere compilato obbligatoriamente in lingua inglese, pena irricevibilità del form. In caso di ricevimento del form in lingua diversa dall’inglese sarà la possibilità di ripresentare la candidatura e, in ogni caso, la quota di partecipazione non sarà restituita.
2.4    Per poter prendere parte all’Award, i Partecipanti sono tenuti a versare a BFC la quota di partecipazione pari ad Euro 350,00 (Euro 350,00 per Cosmoprof Awards e Euro 350,00 per Cosmopack Awards) contestualmente all’invio della domanda di partecipazione. BFC si riserva il diritto di escludere il Partecipante dall’Award qualora riscontri il mancato pagamento della quota di partecipazione o il mancato pagamento della quota espositiva richiesta per partecipare alla Manifestazione. La conclusione del contratto di partecipazione all’Award avviene mediante l’accettazione dei presenti TeC e il servizio di pagamento della quota di partecipazione all’Award è reso da Archimedia S.r.l., che in qualità di fornitore processa il servizio di pagamento in nome e per conto di BFC. BFC non è responsabile dell’erogazione del servizio di pagamento reso da Archimedia S.r.l. e non risponde degli inadempimenti direttamente riconducibili ad Archimedia S.r.l.
2.5    Per avere la garanzia di ottenere il punteggio più alto possibile, la domanda di partecipazione per ciascuna categoria deve essere compilata in ogni sua parte, includendo solo le informazioni rilevanti per la suddetta categoria dell’Award in modo da permettere ai Giurati di valutarne il merito. BFC si riserva il diritto di rigettare le domande di partecipazione che, a proprio discrezionale e insindacabile giudizio, non siano in linea con il format della competizione. In particolare, le domande di partecipazione relative a prodotti che ricadano nella categoria dei macchinari di processo e/o dei macchinari per impacchettamento e/o macchinari per etichettatura per cosmetici e relativi prodotti non saranno accettati da BFC.
2.6    BFC si riserva il diritto, previa consultazione con il Partecipante, di modificare la sezione “Categoria” del form compilato se non appropriata.
2.7    L’iscrizione a una categoria non può essere ritirata dal processo di selezione una volta che il Partecipante è stato nominato tra i finalisti.
2.8    Ai finalisti può essere richiesto (a seconda dei casi) di fornire informazioni aggiuntive sul prodotto e copie di documenti giustificativi su richiesta di BFC.

3.    Invio dei campioni

3.1    I Partecipanti i cui prodotti siano stati selezionati da Beautystreams INC e dai Giurati come finalisti, sono tenuti a spedire a BFC a propria cura, spesa e rischio n. 7 (sette) campioni di ciascun prodotto presentato nella domanda di partecipazione e le informazioni richieste entro e non oltre la mattina del 18 marzo 2024, all’indirizzo indicato da BFC. BFC declina ogni e qualsivoglia responsabilità in caso di deterioramento, danneggiamento o alterazione dei campioni durante il trasporto al luogo di consegna indicato da BFC o durante lo sballamento e l’installazione dei campioni presso la Manifestazione. Tutti i partecipanti nella categoria “fragrances: personal & home” devono anche mandare i sample (sample, no prodotti altrimenti bloccati in dogana) obbligatoriamente al momento della candidatura.
3.2    In caso di omesso invio dei campioni sopra menzionati nei termini indicati all’articolo 3.1. sopra riportato, la domanda di partecipazione del Partecipante e/o le candidature del singolo prodotto non potranno essere prese in considerazione dai Giurati.
3.3    Tutti i materiali inviati, inclusi i campioni, non verranno restituiti ai Partecipanti.

4.    Obblighi dei Partecipanti 

4.1    I Partecipanti sono tenuti a descrivere dettagliatamente i prodotti presentati per l’Award nella domanda di partecipazione, avendo cura di fornire informazioni accurate e veritiere. Le presentazioni dei prodotti sono visibili esclusivamente da BFC, da Beautystreams INC e dai Giurati dell’Award e sono consultate in via del tutto confidenziale e riservata.
4.2    BFC non può essere ritenuta in alcun modo responsabile se non per i contenuti elaborati dai suoi dipendenti.
4.3     Con l’accettazione dei presenti TeC, i Partecipanti si impegnano a: 
i.    non utilizzare la Piattaforma per intraprendere azioni di marketing, neppure utilizzando il profilo di altri utenti;
ii.    a non inviare e/o inserire nella Piattaforma virus o altri codici dannosi, non accedere in altro modo sulla Piattaforma usando strumenti automatizzati senza l’autorizzazione di BFC, a non intraprendere azioni che possano impedire, sovraccaricare o compromettere il corretto funzionamento della Piattaforma;
iii.    non utilizzare la Piattaforma per denigrare, intimidire o molestare altri Partecipanti e/o i Giurati;
iv.    a non inviare e/o inserire nella Piattaforma contenuti che abbiano natura e/o caratteristiche e/o significato pornografico, di incitazione all’odio e alla violenza, inneggianti alla discriminazione di alcun tipo (razziale, religiosa, sessuale, ecc.), immagini o grafica di nudo o contenenti violenza gratuita;
v.    non usare la Piattaforma per scopi illegali, ingannevoli o discriminatori;
vi.    a non inviare e/o inserire nella Piattaforma contenuti diffamatori nei confronti di BFC, del personale di BFC, di altri Partecipanti, dei Giurati o di altre terze parti;
vii.    non utilizzare copyright, marchi registrati, logo di BFC o simboli simili che possano trarre in inganno i Giurati; 
viii.    non utilizzare copyright, marchi registrati, logo o simboli simili di terze parti in maniera tale da creare confusione riguardo al legittimo proprietario o utilizzatore;
ix.    non utilizzare la Piattaforma per compiere azioni che violino i diritti di terzi o violino in altro modo la legge;
x.    non raccogliere contenuti o dati personali dei Partecipanti, con qualunque strumento, né cercare di ottenere le credenziali di accesso o accedere ad account di altri Partecipanti;
xi.    non inviare e/o inserire nella Piattaforma documenti di identità né dati personali né sensibili propri e/o di terzi.


5.    Diritti e facoltà di BFC

5.1    BFC si riserva il diritto, a propria insindacabile discrezione, di escludere dall’Award con effetto immediato qualsiasi Partecipante in caso di:
        a)    errata compilazione della domanda d’iscrizione all’Award per qualsivoglia motivo (incluso il caso in cui siano fornite informazioni false o incomplete);
        b)    accertata o sospetta violazione e/o contraffazione dei diritti di terzi, compresi i diritti della proprietà industriale e della proprietà intellettuale;
        c)    comportamento denigratorio o corruzione nei confronti dei Giurati o del personale di BFC;
        d)    controversia di qualsiasi natura relativa ai prodotti e/o ai contenuti presentati dai Partecipanti per l’Award.
5.2    Nel caso in cui la violazione e/o il comportamento illecito di un Partecipante dovessero sfociare in azioni o pretese di terzi che coinvolgono anche BFC, il Partecipante in questione sarà tenuto a manlevare e tenere indenne BFC da ogni e qualsiasi danno diretto o indiretto, perdita o spesa (inclusi esborsi e spese legali) connessi o derivanti dalle predette violazioni o illeciti del Partecipante e BFC tratterrà la quota di partecipazione dal Partecipante a titolo di penale.


6.    Tempistiche dell’Award

In seguito alla presentazione delle domande di partecipazione all’Award, i finalisti saranno scelti entro il 29 febbraio 2024. BFC annuncerà i nomi dei finalisti sul sito di BFC (www.cosmoprof.it) e sul sito dedicato (www.cosmoprofawards.com). I finalisti riceveranno una notifica via mail da parte di BFC. I finalisti, fino ad un massimo di 4 (quattro) ospiti per ciascuna azienda finalista, sono invitati alla serata di gala esclusiva che si svolgerà in occasione della cerimonia di premiazione dell’Award. I partecipanti non finalisti, fino ad un massimo di 2 (due) ospiti per ciascuna azienda finalista, sono invitati alla serata di gala esclusiva che si svolgerà in occasione della cerimonia di premiazione dell’Award.

7.    Premiazione dei vincitori

7.1. I vincitori verranno proclamati il giorno 22 marzo 2024 presso il teatro EuropaAuditorium, Bologna (Italia) durante la serata di gala in occasione della cerimonia di premiazione dell’Award.
7.2. I vincitori riceveranno il trofeo degli Award e beneficeranno delle attività di comunicazione svolte da BFC a promozione dell’Award, dei vincitori e della Manifestazione. 

8.    Decisioni dei Giurati

8.1    I Giurati potranno considerare ogni candidatura di prodotto anche al di fuori dei criteri della categoria di candidatura ed a loro completa discrezione, basandosi sulla loro rilevante esperienza e competenza.
8.2    Le decisioni dei Giurati sono definitive e vincolanti e nessuna obiezione o discussione sarà accettata in merito alle loro decisioni.
8.3    BFC non è responsabile per alcun costo o responsabilità nei quali i Partecipanti possano incorrere nel corso dell’Award.
8.4    Qualsiasi Partecipante che, a giudizio dei Giurati o di BFC, sia sospettato di aver molestato o corrotto qualsiasi Giurato sarà immediatamente squalificato dall’Award.

9.    Marchi di BFC

9.1    La partecipazione all’Award e le presenti TeC non prevedono né comportano la cessione né la licenza d’uso a favore dei Partecipanti dei diritti della proprietà industriale e/o intellettuale di BFC e, pertanto, non costituiscono cessione né licenza d’uso alcuno dei marchi, dei loghi o delle immagini di BFC e/o riguardanti la Manifestazione. 
9.2    Con atto separato, BFC concederà ai soli finalisti l’utilizzo gratuito non esclusivo del logo dell’Award, in conformità alle istruzioni e alle linee guida che saranno comunicate da BFC. In ogni caso è fatto salvo il diritto di BFC di richiedere ai finalisti l’immediata cessazione dell’utilizzo del logo dell’Award e la restituzione di ogni materiale e/o documento e/o manufatto recante il logo dell’Award, nel caso in cui BFC ritenga che si sia verificata una violazione dei propri diritti della proprietà industriale e/o intellettuale o nel caso in cui ritenga che si sia verificata una violazione delle istruzioni e delle linee guida d’uso del predetto logo.

10.    Licenza d’uso dei materiali e delle informazioni fornite dai Partecipanti 

10.1    Inviando immagini e materiali relativi ai prodotti presentanti all’Award, ogni Partecipante concede a BFC, a Beautystreams INC e ai Giurati la licenza d’uso mondiale, non esclusiva e gratuita di utilizzo di dette immagini e materiali e dei diritti della proprietà industriale o intellettuale connessi e/o derivanti da dette immagini e i materiali per il tempo necessario per realizzare l’Award, compresi i diritti di visione, utilizzo, pubblica esposizione o esibizione, trasmissione e ripubblicazione su qualsiasi media.
10.2     BFC e i Giurati utilizzeranno le immagini, i materiali e i campioni inviati dai Partecipanti al solo scopo e per il tempo strettamente necessario per poter consentire lo svolgimento dell’Award.
10.3    I Partecipanti sono consapevoli e accettano che la loro partecipazione all’Award potrebbe essere rivelata pubblicamente da BFC, pertanto spetta ai Partecipanti ottenere tutte le privative di diritto industriale e adottare tutte le misure idonee a proteggere i diritti dei Partecipanti stessi. BFC, Beautystreams INC e i Giurati non potranno essere in alcun modo ritenuti responsabili della pubblicazione, disvelamento né tantomeno della violazione dei diritti della proprietà industriale e intellettuale e delle informazioni confidenziali dei Partecipanti. Né BFC né Beautystreams INC né i giurati sono responsabili per eventuali costi o spese, compresi quelli relativi alla protezione dei diritti di proprietà intellettuale e dei diritti d'autore, che i Partecipanti potrebbero sostenere in conseguenza della partecipazione all’Award.
10.4     I Partecipanti dichiarano e garantiscono che i prodotti presentati per l’Award sono conformi alla legge applicabile e ai regolamenti in vigore quali, a titolo esemplificativo, le disposizioni in materia ambientale e di sicurezza dei prodotti al consumo.
10.5    Nel caso di una vertenza di qualsiasi tipo relativa ai prodotti presentati dai Partecipanti per l’Award, BFC si riserva il diritto di squalificare i Partecipanti e/o i singoli prodotti interessati. Tutte le decisioni prese da BFC sono definitive e vincolanti.
10.6     I Partecipanti garantiscono che: (a) tutte le informazioni fornite per la partecipazione all’Award sono veritiere e corrette e che i prodotti candidati all’Award e i materiali forniti per la partecipazione all’Award non violano in alcun modo i diritti di terzi, compresi i diritti della proprietà intellettuale e industriale; (b) di possedere tutti i necessari diritti e licenze per la partecipazione all’Award e per l’adempimento delle obbligazioni contenute nelle presenti TeC; (c) di essere il proprietario o licenziatario del copyright delle fotografie e/o delle immagini inviate per la partecipazione all’Award; (d) che la licenza d’uso garantita a BFC, a Beautystreams INC e ai Giurati in relazione alle immagini e ai materiali relativi ai prodotti candidati all’Award non viola i diritti di terze parti. I Partecipanti si impegnano tenere interamente mallevata e indenne BFC, Beautystreams INC e i Giurati da qualsivoglia perdita, responsabilità, contenzioso, danno diretto o indiretto, costo o spesa derivante a BFC, a Beautystreams INC o ai Giurati in conseguenza della violazione di una delle garanzie di cui alle lettere da a) a d) che precedono.
10.7    Qualora a insindacabile giudizio di BFC fossero ritenuti violati i divieti e le restrizioni contenute nelle presenti TeC, BFC si riserva il diritto di squalificare dall’Award il Partecipante o il singolo prodotto interessato, di non pubblicare i contenuti trasmessi dai Partecipanti o di rimuovere tutti i contenuti pubblicati, così come di disabilitare, temporaneamente o permanentemente, l’accesso alla Piattaforma da parte dell’autore delle predette violazioni. 

11.    Fornitura dei servizi connessi alla Piattaforma

11.1    I Partecipanti riconoscono e accettano che la Piattaforma, o alcune delle opzioni di utilizzo offerte, possano essere sospese temporaneamente e/o a titolo definitivo. La sospensione può essere decisa unilateralmente da BFC senza alcun obbligo di comunicazione e/o di risarcimento a favore dei Partecipanti. 
11.2     La Piattaforma è un progetto in continua evoluzione e, pertanto, i Partecipanti sono a conoscenza ed accettano che la Piattaforma sia suscettibile di modifiche e cambiamenti senza che questo faccia insorgere in capo a BFC alcun onere di preventiva notifica e/o comunicazione, né di risarcimento a favore dei Partecipanti.

12.    Cancellazione dalla Piattaforma dei contenuti pubblicati 

12.1    Ciascun Partecipante ha il diritto di richiedere a BFC la cancellazione dalla Piattaforma in tutto o in parte dei contenuti caricati; in tal caso BFC e Giurati potrebbero non essere in grado di votare, in tutto o in parte, il Partecipante ei suoi prodotti. In ogni caso il Partecipante non avrà diritto al rimborso della quota di partecipazione versata per partecipare all’Award.

13.    Moderazione della Piattaforma 

I contenuti ricevuti dai Partecipanti saranno sottoposti a preventiva verifica da parte di BFC e, se conformi ai presenti TeC, saranno pubblicati. BFC si riserva la facoltà, a proprio insindacabile giudizio, di non pubblicare e/o di rimuovere i contenuti non conformi ai presenti TeC.

14.    Durata

I presenti TeC sono validi, efficaci e vincolanti per i Partecipanti dalla loro accettazione sino al termine della cerimonia di premiazione dell’Award, con la sola eccezione dei diritti e delle obbligazioni previste dall’articolo 10, la cui efficacia ha durata connessa allo sviluppo e promozione dell’Award.

15.    Legge applicabile e Foro competente 

I presenti TeC e la relazione tra i Partecipanti e BFC è disciplinata esclusivamente dal diritto italiano. Qualunque controversia o lite che dovesse insorgere tra i Partecipanti e BFC in connessione all’esecuzione e/o all’interpretazione dei presenti TeC sarà rimessa alla esclusiva competenza e giurisdizione del Tribunale di Bologna (Italia).